Souvent, le mois d’août marque l’approche rapide du blitz des marchés de fin d’année. Pour bien préparer cette période intense, rien de tel que des listes organisées pour être certaine de ne rien oublier (et de garder votre charge mentale au minimum!). Voici mes principales listes indispensables pour aider à survivre aux périodes où j’ai plusieurs marchés consécutifs:
1. Liste des marchés et dates
Commencez par établir cette liste pour savoir combien de marchés vous avez déjà réservés et combien vous pouvez réalistement ajouter à votre horaire. Ajoutez-y :
Le nom de l’événement
La date et l’heure
L’adresse (et l’heure d’installation)
Le coût de participation
Les informations logistiques importantes (stationnement, tables fournies, etc.)
Astuce : Utilisez un tableau Excel ou un calendrier mural pour visualiser votre saison d’un coup d’œil. Cela vous aide à voir si vous risquez de vous surcharger ou d’avoir deux marchés en conflit (oui, oui, ça arrive plus souvent qu’on pense!). Plusieurs des informations importantes à retenir se trouve sur le document suivi d’événement sur le répertoire SÉMEQ et elle est gratuite pour les membres : https://www.repertoiresemeq.com/boutique#outils
2. Liste d’inventaire prévisionnel
En vous basant sur la liste des marchés, déduisez combien d’inventaire vous aurez besoin d’ici la fin de l’année et pour quelle date vous prévoyez en avoir de besoin. Répartissez ensuite votre production mois par mois pour mieux anticiper et pour vous assurer que vous aurez chaque produit en inventaire en temps requis.
Exemple : si je prévois avoir besoin de 100 unités d’un produit d’ici la fin de l’année, je peux planifier : 25 en septembre, 10 en octobre, 50 en novembre et 15 en décembre. La répartition dépendra du nombre de produits différents que vous avez à faire et de vos obligations en dehors de votre entreprise.
Pour éviter de me démotiver, souvent sur ma liste je mets 10 fois 10 articles à faire cela me permet de cocher des cases et j’ai ainsi l’impression d’avancer.
Astuce : Notez aussi vos meilleures ventes de l’an dernier pour ajuster vos prévisions. Toutefois soyez prudente avec cette information, parfois, lorsqu’un produit a connu un succès, les gens en ont déjà un et préfère acheter quelque chose de nouveau.
3. Liste des achats
Divisez-la en deux sections :
Production : matières premières, emballages, étiquettes.
Kiosque : nappes, présentoirs, sacs, lumières, décorations saisonnières.
Utilisez un code de couleurs pour prioriser :
ROUGE : Urgent (à acheter immédiatement pour éviter une rupture)
JAUNE : Important (à prévoir bientôt)
VERT : Préventif (pas urgent, mais à surveiller)
ROSE : “Dans un monde idéal” (des extras qui rendraient la production ou la présentation encore meilleure, mais qui ne représentent pas une nécessité).
4. Liste des essentiels en marché
Vos indispensables qui ne font pas partie de l’inventaire, par exemple : rallonge électrique, ruban adhésif, sac à lunch, chargeur de cellulaire, terminal de paiement, lingettes, etc.
Astuce : L’ultime liste de contrôle pour l’artisan organisé est gratuite pour tous Juste ici sur le site du Répertoire SÉMEQ. https://www.repertoiresemeq.com/boutique#outils
Certaines personnes mettent cette liste directement sur une boîte et coche les articles au fur et à mesure qu’ils sont mis dans la boîte. Pendant le marché, il ne faut pas oublier de noter ce qui manque et de l’ajouter dès le plus rapidement possible afin de plus avoir à y penser.
5. Liste des tâches à faire d’avance
Anticipez ce qui peut être préparé sans attendre qui n’est pas en lien avec la production de votre inventaire. Souvent, cette liste à des tâches qui peuvent être facilement délégables lorsque quelqu’un nous offre son aide ou que l’on a pas assez de temps pour produire et trop de temps pour ne rien faire.
Coller des étiquettes sur vos sacs
Préparer les boîtes cadeaux
Découper du matériel pour l’emballage
Imprimer les étiquettes thermiques
Préparer les stories et publications pour annoncer votre présence au marché
Chaque tâche faite à l’avance = un stress de moins dans les périodes intenses.
6. Liste des repas
L’automne est parfait pour cuisiner en grande quantité. Les ingrédients sont frais, moins dispendieux et facilement accessibles. Il est possible de préparer des plats d’avances, simples à réchauffer parce qu’au retour d’un marché ou à la fin d’une journée de production intense, l’énergie n’est plus toujours au rendez-vous. Il est important de bien manger afin de rester en forme!
Un bon repas chaud après une longue journée de marché, ça change tout.
7. Liste de communication
Une liste pour ne pas oublier votre visibilité. Il est important de prévoir ses communications d’avance parce que souvent c’est ce que l’on a tendance à mettre de côté en période de rush.
Publications Facebook/Instagram pour annoncer chaque marché
Infolettre avec les dates et lieux où vous serez présents
Préparation de petites affiches avec QR code vers votre boutique en ligne ou vos réseaux sociaux
Astuce : Préparez vos visuels en batch (par exemple avec Canva) pour les programmer à l’avance et ne plus avoir à y penser. Par exemple si vous savez que le jeudi vous donnez toujours les informations sur le marché auquel vous participerez, Vous pouvez facilement programmer toutes vos publications pour les jeudis en une seule fois.
8. Liste de suivi après-marché
C’est souvent la liste oubliée, mais ô combien utile :
Vérifier ce qui s’est bien vendu et ce qui est resté
Mettre à jour l’inventaire en ligne si nécessaire
Noter les commentaires reçus des clients
Écrire aux organisateurs pour les remercier (ça laisse une belle impression pour une future participation!)
Inscrire vos ventes dans votre suivi comptable
Astuce : Le document de suivi d’événement gratuit pour les membres du répertoire SÉMEQ https://www.repertoiresemeq.com/boutique#outils , permet aussi de conserver informations pertinentes après le marché. C’est un document vraiment pratique qui permet de conserver des traces sur le marché afin de t’aider à évaluer s’il est pertinent de s’y inscrire l’année suivante.
Voilà c’était mes 8 listes essentielles pour mieux gérer la préparation et le suivi de vos marchés. Bien sûr, j’en ai encore d’autres, mais ce sont celles dont je ne pourrais me passer.